Moon x Optimiz Group : former à l’IA dans l’événementiel

Avec plus de 800 événements par an, Optimiz Group fait partie des références françaises de l'événementiel sur mesure. Depuis 22 ans, l'entreprise conçoit et déploie des dispositifs à 360° pour ses clients :scénographies, aménagements, décoration, solutions techniques…

Pour viser l’excellence opérationnelle dans un secteur où les marges sont sous pression et les délais toujours plus serrés, l'entreprise nous a sollicités pour former ses équipes à l'IA.

Avec Frédéric Gircourt, Président d'Optimiz Group, la rédaction de Moon revient sur cette collaboration.

Qui est Optimiz Group ?

Fondée il y a 22 ans, Optimiz Group conçoit et déploie des dispositifs événementiels sur mesure pour les entreprises : scénographies, aménagements, mobilier, décoration et solutions techniques. L'entreprise intervient sur plus de 800 événements par an, du lancement de produit à la convention d'entreprise en passant par les soirées à thème et les salons professionnels.

Le spécialiste de l’événementiel personnalisé emploie une quinzaine de collaborateurs et s’appuie sur une infrastructure intégrée : 2 500 m² de locaux, un atelier de menuiserie, un studio photo, un bureau d'études 3D et scénographie, une cabine de peinture et une flotte de6 camions.

Le stock compte environ 4 000 références et plus de 40000 unités prêtes à être déployées. L'entreprise structure son offre autour de 5 pôles d'expertise :

• Mobilier événementiel (tables, chaises, canapés, mange-debout) ;
• Décoration et scénographie thématique ;
• Solutions techniques (sonorisation, éclairage) ;
• Agencement modulaire et signalétique ;
• « Back & Safe », un service de prévention à alcoolémie pour sécuriser le retour des invités.

Le contexte de la collaboration Optimiz Group x Moon

Le secteur événementiel français pèse plus de 32 milliards d'euros de retombées économiques annuelles, mais les marges des prestataires ont toujours été sous pression. En effet, les budgets clients n'ont pas vraiment été revalorisés malgré l'inflation.

Aussi, l'écart de prix entre le devis le moins cher et le plus cher est passé de 60 % en 2022 à 74 % en 2024 : les prix sont de plus en plus dispersés (selon l’UNIMEV).

Certains prestataires cassent les prix pour décrocher des marchés. Forcément, les clients comparent davantage, négocient plus dur et attendent des prestations de plus en plus personnalisées dans des délais de plus en plus courts.

Pour Optimiz Group, l’enjeu a toujours été d’optimiser le coût de revient sans aucun compromis sur les standards de qualité (et de créativité) qui lui ont valu sa réputation. Forcément, l’IA est très vite arrivée sur la table. Et c’est ainsi que l’entreprise a sollicité Moon pour explorer cette piste.

La problématique : outiller les équipes métier pour s’approprier l’IA

Chez Optimiz Group, les talents sont polyvalents et ont de la ressource. Ils peuvent être amenés à travailler dans la production, le marketing ou la fonction commerciale, à faire de la gestion de projet, à gérer les achats, etc.

Chaque événement génère une série de livrables à produire dans des délais serrés : pitchs commerciaux pour répondre aux appels d'offres, des présentations clients avec visuels et mises en scène, des recherches d'inspiration pour les thématiques demandées, des plans 3D pour les équipes terrain, des fiches techniques pour le montage, etc.

Ces tâches mobilisent du temps qualifié sur des activités parfois répétitives :

• Rédiger des variantes d'un même argumentaire ;
• Chercher ou créer des références visuelles ;
• Reformuler des descriptifs ;
• Compiler des informations dans des formats différents selon les interlocuteurs, etc.

Autant d'heures qui ne sont pas investies dans la conception créative ou la relation client… des missions à forte valeur ajoutée pour Optimiz Group. L'enjeu est donc d’explorer l’IA en tant que levier de productivité…mais l'offre d'outils sur le marché est pléthorique et le discours marketing souvent déconnecté des réalités terrain. Par où commencer ?

Avant d'investir du temps ou de l'argent, Optimiz Group avait besoin d'un accompagnement pour s’acculturer à l’IA, trier le vrai du faux, identifier les bons cas d'usage et former ses équipes.

Nous cherchions un partenaire capable de vulgariser des notions complexes tout en restant ancré dans nos réalités métiers.

Frédéric Gircourt - Président d’Optimiz Group

L'intervention de Moon : de ChatGPT à Midjourney, une formation IA 100 % pratique

Moon a élaboré une formation sur mesure pour les équipes d'Optimiz Group, animée par une intervenante spécialisée en IA appliquée. Objectif: donner aux collaborateurs les clés pour comprendre ce que l'IA peut réellement apporter à leur quotidien… mais aussi ce qu'elle ne peut pas (encore)faire. La formation s'est articulée autour de trois axes.

Axe 1 : démystifier l'IA et poser les bases

Les équipes ont d'abord travaillé sur les fondamentaux :comment fonctionne un modèle de langage, quels sont les facteurs clés de succès d’un prompt, quelles sont les limites des LLM, etc. Cette première étape visait surtout à consolider les bases et à poser un socle commun pour toute l’équipe.

Axe 2 : tester des outils sur des cas concrets

Les collaborateurs ont ensuite mis les mains dans le cambouis en testant les différentes capacités de ChatGPT et de Midjourney, notamment. Chaque outil a été confronté à des cas d'usage issus du quotidien d'Optimiz Group.

Axe 3 : identifier les leviers de productivité

À l'issue de la formation, les équipes ont cartographié les tâches sur lesquelles l'IA pouvait générer des gains immédiats, notamment la production de contenus ( pitchs, présentations, visuels), la recherche et l’idéation créative, la reformulation et la mise en forme de documents. Elles ont également amorcé une réflexion sur des automatisations internes sur mesure.

Les résultats : des gains opérationnels immédiats et une dynamique enclenchée

Les équipes d'Optimiz Group ont commencé à mobiliser les outils testés sur leurs tâches du quotidien autour de plusieurs cas d’usage :

•  Production de contenus commerciaux. La formation a outillé les équipes sur les fondamentaux du prompt engineering :donner un rôle à l'IA, fournir du contexte métier (notamment avec des pièces-jointes standardisées), détailler la forme de rédaction et le format de sortie, itérer pour affiner le résultat... Ces techniques s'appliquent à la rédaction de pitchs, d'argumentaires et de présentations clients.
•  Recherche et idéation créative. Les équipes ont appris à utiliser Midjourney pour générer des moodboards et des pistes visuelles à partir de briefs clients. La formation a couvert la syntaxe des prompts Midjourney (mots-clés, paramètres de style, ratios) et les techniques pour affiner les résultats. Pour les événements à thème, les scénographes disposent désormais d'un outil d'exploration rapide en amont des propositions ;
•  Reformulation et adaptation de documents. Un même contenu (fiche technique, descriptif, présentation) doit souvent être décliné selon l'interlocuteur. La formation a montré comment utiliser l'IA pour adapter le ton, le niveau de détail ou le format d'un document.

Une bonne utilisation d'un outil comme ChatGPT peut faire gagner des heures… et parfois même inspirer un concept créatif.

Frédéric Gircourt - Président d’Optimiz Group

La formation a également enclenché une dynamique collective. Les collaborateurs échangent sur leurs usages, partagent les prompts qui fonctionnent et testent de nouvelles applications au fil des projets. L'IA s'est intégrée à la boîte à outils du quotidien, au même titre que le bureau d'études 3D ou le studio photo.

Enfin, plusieurs pistes d'automatisation IA sur mesure ont émergé pendant les sessions, notamment sur la génération de devis types, la compilation d'informations produits et la création de fiches événements à partir d'un brief client. Ces chantiers feront l'objet d'un accompagnement par Moon.

J'ai pleinement confiance en Moon et recommande leurs services sans hésitation. Leur réactivité et leur écoute témoignent d'une réelle capacité d'adaptation aux besoins. Loin de la rigidité d'un grand groupe, ils sont un partenaire humain et fiable. 

Frédéric Gircourt - Président d’Optimiz Group