Moon x MyMobility : automatiser les flux documentaires dans le transport adapté

Moon accompagne MyMobility depuis plusieurs années dans sa transformation digitale, notamment sur les solutions d’impression, la dématérialisation documentaire et l'infogérance. Cette relation de confiance, construite projet après projet, s'étend aujourd'hui à un nouveau terrain :l'intelligence artificielle, à travers Moon.

Avec Louis Gautier, Chef de Projet Amélioration Continue chez MyMobility, nous revenons sur cette collaboration et sur les résultats obtenus.

Qui est MyMobility ?

Fondé il y a 25 ans, le groupe MyMobility est le leader français du transport adapté pour les personnes en situation de handicap ou de fragilité. L'entreprise assure aujourd’hui les déplacements quotidiens de plus de 20 000 personnes sur l'ensemble du territoire national.

MyMobility compte 4 000 collaborateurs formés à l'accompagnement et à la conduite, déployés dans 12 agences de proximité qui couvrent plus de 70 départements. La flotte se compose de 4 000véhicules, avec un âge moyen de 6 mois, ce qui garantit le confort et la sécurité des bénéficiaires.

Le groupe opère principalement pour le compte des départements ou d'autorités organisatrices dans le cadre de marchés publics. Ses missions s'articulent autour de quatre grands pôles :

• Le transport adapté, pour les personnes à mobilité réduite (élèves en situation de handicap, adultes) ;
• Le transport à la demande, en zone urbaine et rurale
• La location de véhicules avec ou sans chauffeur
• La Mobilité Pour Tous, une « entreprise adaptée » créée en 2018 qui emploie une vingtaine de salariés en situation de handicap.

Le contexte de la collaboration MyMobility x Moon

Quand MyMobility entame sa transition numérique, elle se heurte rapidement à la problématique de ses flux documentaires, particulièrement massifs dans le contexte de son activité. L’entreprise veut alléger ses flux internes, réduire la part du papier et mieux structurer ses processus pour gagner du temps et limiter le risque d’erreur.

Acte 1 : MyMobility x DFM

C’est dans ce contexte que l’entreprise fait appel à DFM, expert des solutions d’impression et de la gestion électronique des documents(GED) depuis 2002. Louis Gautier, Chef de Projet Amélioration Continue chez MyMobility, se souvient : « Quand j'ai rejoint le groupe en 2018, DFM était déjà présent pour la gestion des imprimantes. »

DFM accompagne alors MyMobility dans le déploiement de solutions OCR (reconnaissance optique de caractères) et de GED (gestion électronique des documents), premières briques d'une transformation numérique qui va s'élargir progressivement.

Acte 2 : MyMobility x Moon

Quelques années plus tard, MyMobility décide de changer d'infogérant. Un appel d'offres est alors lancé. Acteur historique de l’infogérance et de la cybersécurité, DFM participe au benchmark, se distingue à deux reprises et remporte le marché.

Nous prenons alors en charge l'ensemble de l'infrastructure IT de MyMobility : serveurs, postes de travail, téléphonie, connectivité, sécurité… Le partenariat est approfondi, consolidé et porteur de valeur pour la mission de MyMobility.

Parallèlement, Moon, qui est la marque DFM dédiée à l’IA, lance une série de conférences de sensibilisation à l’intelligence artificielle pour les PME et les ETI. Louis Gautier y participe, et mesure très rapidement l’intérêt pour son activité.

Cette conférence marque donc le début d'un nouveau chantier dans la transformation digitale de MyMobility : s’acculturer à l’IA, puis identifier les cas d'usage les plus pertinents dans le contexte du transport adapté.

La problématique : absorber des flux documentaires et RH massifs avec des ressources limitées

Les marchés publics qui encadrent le transport des personnes en situation de handicap imposent une traçabilité exhaustive. Chaque trajet doit être documenté, vérifié, classé et archivé. Les équipes support de MyMobility traitent ainsi quotidiennement :

• Les conventions avec les départements et autorités organisatrices ;
• Les dossiers individuels des bénéficiaires ;
• Les justificatifs de prise en charge pour chaque trajet ;
• Les attestations de formation des conducteurs-accompagnateurs ;
• Les rapports d'activité détaillés ;
• Les facturations par trajet.

Ce traitement manuel mobilise plusieurs heures par jour, et le volume augmente mécaniquement avec la croissance de l'activité. Le traitement manuel pose plusieurs problèmes :

• La multiplication du risque d’erreur ;
• Le ralentissement des délais de réponse aux donneurs d’ordre ;
• La perte de temps dans des tâches administratives ;
• La perte de temps dans des tâches administratives ;

Le recrutement pose un défi similaire, car le secteur du transport connaît un turnover structurel qui impose des efforts RH soutenus pour recruter. MyMobility reçoit plusieurs centaines de candidatures chaque mois pour ses postes de conducteurs-accompagnateurs.

Les équipes RH passent, là encore, des heures à trier et présélectionner les CV avant même de pouvoir organiser les premiers entretiens. Ce temps mobilisé en amont réduit le temps disponible pour l’onboarding et l'accompagnement des nouveaux collaborateurs.

L'intervention de Moon : acculturer à l’IA, former, auditer et développer

Suite à la conférence de sensibilisation à laquelle a assisté Louis Gautier, MyMobility sollicite Moon pour structurer sa démarche IA. L'accompagnement se déroule en quatre étapes :

• Formation des dirigeants ;
• Audit des cas d'usage ;
• Développement d'un premier outil sur mesure ;
• Lancement d'un second projet.

Étape 1 : former les dirigeants pour identifier les premiers cas d'usage

Nous avons organisé une session de formation pour les dirigeants de MyMobility, avec trois grands objectifs :

• Démystifier l'IA et vulgariser ses mécanismes ;
• Maîtriser les bases pratiques, notamment le prompt engineering ;
• Identifier les premiers cas d'usage pertinents dans le contexte du transport adapté.

Nos formateurs ont donc travaillé à l’acculturation des dirigeants à l’IA, pour ensuite enchaîner avec des ateliers pratiques (tests d’outils IA notamment). Cette formation a permis aux équipes de MyMobility d’identifier les premiers cas d’usage métier et d’échanger avec nos consultants sur leur faisabilité technique.

Étape 2 : auditer les cas d'usage et estimer le ROI prévisionnel

Nos consultants ont enchaîné avec un audit IA approfondi pour évaluer la pertinence et la faisabilité des cas d’usage identifiés. Chaque projet a fait l'objet :

• D'une analyse technique (compatibilité avec l'infrastructure existante, complexité de développement) ;
• Et d'une projection financière (gains attendus, coûts de développement, délais de rentabilisation).

L'audit a produit un ROI prévisionnel pour chaque cas d'usage et hiérarchisé les projets selon leur impact. Objectif :donner la meilleure visibilité possible à MyMobility pour que la technologie vienne servir les objectifs business.

Étape 3 : développer un premier outil IA pour la reconnaissance documentaire

MyMobility a donc validé le développement par Moon d'un premier outil IA sur mesure pour automatiser le traitement de la reconnaissance documentaire.

Nos développeurs ont donc créé une solution personnalisée qui :

1. Extrait automatiquement les informations clés des documents reçus (conventions, justificatifs, attestations) ;
2. Les classe selon leur nature ;
3. Alimente les bases de données sans intervention manuelle.

Le résultat a tout simplement dépassé les attentes :le processus, qui mobilisait plusieurs heures de traitement manuel, a été réduit à 3 minutes. Louis Gautier témoigne :

Moon nous avait fourni une projection de rentabilité… et le ROI donné s’est avéré exact. C’est assez rare pour être souligné. L’outil fonctionne parfaitement, sans ajustement. Le gain de temps a été spectaculaire.

Louis Gautier - Chef de Projet Amélioration Continue, MyMobility

Étape 4 : lancer un second projet IA pour le tri des candidatures

Fort du succès du premier outil développé, MyMobility a lancé un second chantier avec les équipes Moon : le développement d'une solution d'IA générative pour accélérer le tri des candidatures.

L'objectif de ce nouveau projet est de présélectionner automatiquement les CV reçus selon des critères définis à l’avance (permis B, expérience dans le transport, localisation géographique, disponibilité…)pour que les équipes RH ne traitent que les profils pertinents.

Ce projet vise à libérer du temps RH pour renforcer l'accompagnement et l'intégration des nouveaux conducteurs-accompagnateurs.

Nous avançons aujourd'hui avec une vraie sérénité grâce à Moon et DFM. Leur méthode, leur respect des délais et leur capacité à délivrer des solutions opérationnelles font toute la différence. DFM a toujours été là quand il fallait, même dans les moments difficiles comme la crise sanitaire. Ils évoluent avec nous. Je les recommande sans réserve pour accompagner une transformation numérique ambitieuse.

Louis Gautier - Chef de Projet Amélioration Continue, MyMobility